Wie organisierst du deine Zeit effektiv?

So mancher von uns hätte gern mehr Zeit für die Aufgaben im Job, fürs Hobby, für sich selbst oder für die Familie. Zusätzliche Stunden kann man leider nicht dazukaufen. Der Tag hatte schon immer 24 Stunden – für jeden, und daran wird sich nichts ändern. Als Leute, die Social-Media-Marketing machen, planen wir jeden unserer Tage größtenteils selbst. Das gibt uns „Freiheit“ bei den Details unserer täglichen Arbeit. Man darf aber nicht vergessen, dass so ein Arbeiten Selbstdisziplin erfordert, damit die Aufgaben in einer optimalen Zeit erledigt werden. Wie organisierst du deine Zeit also effektiv? Lerne ein paar unserer Tricks kennen!

Ja, das klingt banal, ist aber der erste Schritt zu effektivem Zeitmanagement. Beobachte dich selbst und analysiere, zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Manche arbeiten morgens besser, andere eindeutig eher am Nachmittag. Erledige schwierige Aufgaben zu der Tageszeit, zu der du spürst, dass dein Gehirn am besten funktioniert.

Laut der 60/40-Regel sollten wir 60% unserer Zeit mit Aufgaben von der Liste füllen und 40% für Unvorhergesehenes freihalten. Die Aufgaben in den 60% sollten wir priorisieren. Durch diese Aufteilung verringern wir das sogenannte Gefühl der „Zeitnot“ – wir sind ruhiger, weniger gestresst und weniger frustriert.

So mancher von uns hat schon als Kind von Eltern oder Verwandten gehört: „Setz dich durch!“ Damals wussten wir wahrscheinlich nicht, wie sehr uns diese Eigenschaft im Berufsleben nützen würde. Wir sollten unsere Konzentration schützen, denn ohne sie ist an Effektivität und Produktivität nicht zu denken.

Lass nicht zu, dass jemand deine Arbeit an einer wichtigen Aufgabe stört. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege aus dem Team etwas von dir braucht, frag, ob es ein Notfall ist oder ob es noch ein bisschen warten kann.

„Der Mensch arbeitet an einer Aufgabe so lange, wie er Zeit zur Verfügung hat. Wird keine Frist festgelegt, werden Aufgaben unbefristet und dann auch so behandelt“ – Henryk Bieniok.

Leg die Tageszeiten und den Zeitraum fest, in dem du deine Ziele umsetzt. Du musst deine Zeit nicht minutengenau planen, denn im Laufe des Tages passieren alle möglichen unvorhergesehenen Dinge. Versuch, für jede Aufgabe eine realistische Deadline zu setzen und Unerwartetes dabei einzuplanen.

Einen Kalender zu nutzen, ist die Basis, doch nicht jeder denkt an diese Basis. Wenn wir unseren Terminplaner genau und regelmäßig führen, fühlen wir uns organisiert und gewinnen dadurch innere Ruhe. Wir hören auf, uns Sorgen zu machen, dass wir etwas vergessen haben, und werden so leistungsfähiger. Wir können einen klassischen Papierkalender wählen oder einen digitalen, z. B. von Google.

Bestimme feste Uhrzeiten, zu denen du Mails beantwortest. Wenn du alle paar Minuten dein Postfach checkst, lenkt dich das ab und reißt dich aus der aktuellen Aufgabe. Dadurch fällt es schwerer, sich wieder voll zu konzentrieren und ganz bei der Sache zu sein.

So mancher Chef würde bei dieser Überschrift sicher die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. 🙂 Paradoxerweise bringt der Versuch, deine Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, nicht den gewünschten Effekt. Eile mit Weile – dann wird das Ergebnis mit Sicherheit zufriedenstellender. Ein wertvoller Hinweis zum Schluss: Man kann nicht alles schaffen! Verlang nicht von dir, zu viele Dinge in sehr kurzer Zeit zu erledigen.

Die oben genannten Gewohnheiten in dein Leben zu integrieren, wirkt auf den ersten Blick ganz einfach, kostet aber einiges an Mühe. Als Leute, die beruflich bedingt Erfahrung damit haben, garantieren wir dir: Es lohnt sich auf jeden Fall!

Viel Erfolg!